من حيث التوقيت، تجنب إجراء الاستطلاع في وقت من السنة يتعارض مع الأولويات الأخرى مثل نهاية سنة العمل أو مراجعة الرواتب السنوية أو عندما يحتمل أن يكون الموظفون في إجازة أو إجازات وطنية؛ وإلا فإن النتيجة ستكون انخفاض معدل المشاركة.
- وفيما يتعلق بطول فترة استطلاع الرأي، يوصى بأن تكون ثلاثة أسابيع لإعطاء الأشخاص مساحة وقت للإجابة على الاستطلاع. ويعتمد معدل المشاركة الجيد على إثارة بعض الحماس حول عملية الاستطلاع: ومن الممكن أن تؤدي فترة الاستطلاع الطويلة للغاية إلى تقويض ذلك، حيث قد يتعامل الموظفون مع الموعد النهائي البعيد كسبب لتأجيل الرد على الفور ومن ثم ينسون بعد ذلك المشاركة تمامًا.
وهناك سؤال آخر يتعين النظر فيه وهو مدى تواتر إجراء استطلاعات الرأي. عادةً ما يتم إجراء الاستطلاعات سنويًا، مما يتيح وقتًا كافيًا لأن تبدأ إجراءات المتابعة في إحداث تغيير قبل قياس مستويات الاتنماء المعنوي مرة أخرى. وتعقد بعض المؤسسات استطلاعات أكثر تكرارًا (على سبيل المثال، كل ثلاثة أشهر)، ولكن عادةً ما تتم دعوة مجموعة فرعية من المؤسسة إلى الرد في أي وقت من الأوقات أو تستخدم مجموعة أضيق من الأسئلة. فعلى سبيل المثال، تجري محلات سوبرماركت سينسبري استطلاعًا لموظفيها عبر تسع موجات خلال العام للتأكد من أن لديهم رؤية ديناميكية ومحدثة لآراء الموظفين. وتكمن فائدة ذلك في أنه يوفر إحساسًا أكبر بآراء الموظفين على الفور؛ ولكن بما أن التأثير على مستويات الانتماء المعنوي يستغرق وقتًا طويلاً، فقد لا تُظهر عمليات الاستطلاع المتكررة فرقًا كبيراً من جولة إلى أخرى. وعلاوة على ذلك، تنطوي هذه الممارسات المتكررة على المخاطر المرتبطة بأن تعلق في أعمال استطلاع لا نهاية لها وعدم التحرك لاتخاذ إجراءات، والتركيز على القضايا القصيرة الأجل بدلا من المواضيع الأعمق والأكثر رسوخا التي يتم تحديدها
