يتطلب إعداد كشوف المرتبات اتخاذ بعض الخطوات كالاتى: (مرجع 9)
- قم بإعداد كيان عملك: قبل أن تتمكن من إعداد كشوف المرتبات، ستحتاج إلى معرّف ضريبة العمل وعلى تقديم طلب للحصول على ترخيص تجاري او صناعى.
- تحديد كيفية تصنيف العاملين لديك: هل هم عاملين بكامل الوقت او بنصف الوقت او عمالة مؤقته او دائما هل هم معفون من ضرائب معينة؟ الخ…..
- تحديد كيفية دفع موظفيك: يمكن أن تدفع للموظفين بطرق متعددة إما بالساعة او باليوم او بالشهر.
- تحديد وقت دفع الموظفين – دورة الرواتب الخاصة بك: دورات الرواتب قد تكون أسبوعية (52 دورة كشوف مرتبات في السنة) أو كل أسبوعين (26 دورة كشوف رواتب) او شهريا.
- تحديد ما إذا كنت ستقدم مزايا او حوافز: إذا كنت ستضيف مزايا مثل التامين الصحى او حوافز مثل حوافر على الانتاج او البيع.
- تحديد كيفية تشغيل كشوف المرتبات: هل ستدار كشوف المرتبات بنفسك ام عن طريق شركة خارجية؟ هل ستقوم بإستخدام برنامج خاص للمرتبات ام على برنامج ال Excel
- إعداد حساب الرواتب الخاص بك: ستحتاج إلى إعداد حساب مصرفي مخصص لكشف الرواتب حتى يتسنى لك إصدار تقارير عن الرواتب وبهذه الطريقة يمكنك تحديد تكاليف العمالة الخاصة بك بوضوح من مصروفات العمل الأخرى وتتبع أي شيكات لم يتم صرفها. ويتم تحويل الأموال في كل دورة كشوف مرتبات إلى حساب كشوف المرتبات قبل تسليم الموظفين رواتبهم. ويتم تحديد الضرائب والتامينات وارباح الموظفين وبالتالى تسديد الضرائب إلى مصلحة الضرائب والتامينات إلى مصلحة التامينات.
- إدارة ملفات الرواتب الخاصة بك: يتطلب إعداد عملية كشوف المرتبات الخاصة بك تخزين جميع المستندات المتعلقة بكشوف المرتبات وطول المدة التي سيتم الاحتفاظ بها.