من الصعب تقديم صيغة عقد قياسية شاملة يمكن تطبيقها في كافة إتفاقيات التصدير، ولكن من المهم معرفة الحد الأدنى من المتطلبات والشروط العامة في العقد، ويجب إعتبار هذه الشروط على أنها البنود الأساسية في عقد التصدير.
- أسماء وعناوين الأطراف المتعاقدة
- معايير المنتج ومواصفاته (إسم المنتج – أي أسماء فنية – أحجام المنتج- المعايير والمواصفات الدولية والوطنية – مواصفات العينة).
- الكمية (تحديد الكمية بوضوح بالأرقام والكلمات – تحديد فيما إذا كانت بالأرقام أو الوزن أو الحجم أو القياس).
- القيمة الكلية للعقد (يجب وضع القيمة الكلية للعقد بالأرقام والكلمات مع تحديد العملة).
- شروط التسليم (يجب أن ينص العقد على شروط التسليم موضحةً بالأرقام والكلمات مع تحديد العملة وإسم البلد).
- مدة التسليم/الشحن …إلخ }يجب تحديد مكان التسليم بوضوح وكذلك تاريخ التسليم إما ابتداءً من ( تاريخ العقد، تاريخ الإعلام بإصدار كتاب إعتماد مؤكد وغير قابل للعزل، أو تاريخ استلام إشعار إصدار إجازة الاستيراد من قبل البائع){.
- التفتيش (بالرغم من أن تفتيش ما قبل الشحن يطبق الآن على عدد من البضائع وتقوم به وكالات متخصصة، إلا أنه قد يرغب المشترون اتباع شروطهم وطريقتهم في التفتيش من قبل وكالات أخرى، لذا يجب أن يذكر في العقد بوضوح طبيعة وطريقة ونواحي وإسم وكالة تفتيش البضائع).
- الضرائب والرسوم والنفقات (تتضمن شروط التسليم عادةً – أي السعر الذي يحدده البائع – الضرائب والرسوم والنفقات المترتبة على تصدير البضائع، تقع مسؤولية الحصول على هذه الرسوم في بلد الإستيراد على عاتق المشتري).
- دمج خطة الحمولة (يجب أن ينص العقد بوضوح فيما إذا كانت الأطراف المتعاقدة قد إتفقت على الشحن الجزئي والنقل من وسيلة إلى أخرى. كما يجب أن يشير العقد إلى الميناء الذي سيتم فيه تغيير الوسيلة وعدد الشحنات الجزئية المتفق عليها. إذا كانت البضائع ستشحن تحت خطة «دمج حمولة التصدير).
- التغليف ووضع اللاصقات والدمغة (متطلبات التغليف واللاصقات والدمغة عادةً ما تكون مختلفة في حالة تصدير شحنات ويجب ذكرها بوضوح في العقد).
- شروط دفع المبلغ، الطريقة والعملة (يجب تحديد فيما إذا كانت الأسعار مرتكزة على سعر الصرف الحالي في الجنيه المصري، أو على أساس أي عملة أخرى، كما يجب تحديد ما الذي سيتم عمله في حالة تقلب سعر الصرف).
- الخصومات والعمولة (يجب أن يحدد العقد مقدار العمولة التي ستدفع ومن سيدفعها ، كما يجب أيضاً ذكر الأساس على حساب العمولة وسعر الصرف).
- التراخيص والأذونات (قد يكون الحصول على تراخيص الإستيراد في بلد المشتري أكثر صعوبة مما هو عليه في بلاد أخرى، لذا يجب على الأطراف المتعاقدة ذكر ما إذا كانت عملية التصدير تتطلب الحصول على أية تراخيص تصدير أو إستيراد ومن سيكون مسؤولاً عن الحصول عليها).
- التأمين (يجب أن يذكر العقد وبوضوح موضوع تأمين البضائع ضد الخسائر أو الأضرار أو التلف أثناء الرحلة، كما يجب أن يغطي العقد حدود التأمين ضد المخاطر والحوادث).
- المتطلبات المستندية (المستندات المطلوبة للتصدير والإستيراد اللاحق للبضاعة – المستندات المطلوبة من قبل المشتري لتسلم البضاعة – المستندات الخاصة بالدفع – المستندات الخاصة تبعاً لطبيعة البضائع وشروط البيع – مستندات خاصة بالتجميع والتصليح والصيانة(.
- القوى القاهرة أو أعذار عدم تنفيذ العقد (يجب أن تضع الأطراف ترتيبات محددة في العقد تحدد الظروف التي تعفيهم من مسؤولياتهم عن تنفيذ العقد والهدف منها تحديد الإعفاء الذي يمكن أن يتوفر لأحد الطرفين في العقد).
- الضمان ( يجب تحديد مدة الضمان).
- الحلول (في حال إخلال أحد الأطراف بقوانين العقد، ينصح دائماً بأن تتضمن عقود الشراء أو البيع بعض الحلول المحددة والتي تعكس الترتيبات الملزمة لتطبيق القانون على العقد).
- التحكيم (يجب أن يتضمن العقد بنداً خاصاً بالتحكيم بشكل ودي وسرعة تسوية النزاعات أو الإختلافات).
- القانون الساري (يجب أن يحدد العقد قانون البلد الذي سيطبق على العقد).
تأخر التسليم (يجب أن يحدد العقد الأضرار المستحقة للمشتري من البائع في حالة تأخر تسليم البضاعة لأسباب غير تلك المذكورة في بند القوى القاهرة).