أولا: قبل تنفيذ العقد
- توضيح القضايا الرئيسية بين الأطراف المختلفة
- تطوير العلاقة وتعميق التفاهم بين الأطراف المختلفة
- لتحسين العرض الحالي (السعر – الاشتراطات – الخدمات المقدمة … ألخ)
- عند حاجة الأطراف المختلفة لاستعراض ظروف طارئة أو معقدة.
- إذا احتوت عملية الشراء على مخاطر كبيرة وتهدف الأطراف المختلفة لتقليل هذه المخاطر أو نقل مسئوليتها من طرف الى آخر
ثانيا: أثناء تنفيذ العقد
- عند وجود تحفظات على أداء المورد (من الأفضل التفاوض وحل المشكلات بدلا من تصعيد المشاكل)
- عند الاحتياج لتعديل العقد (يلزم التفاوض على الشروط والتحفظات الخاصة بهذه التعديلات)
- عند حدوث ظروف طارئة أو غير معتادة ويحتاج الطرفين استكشاف توابع هذه الظروف.